Ratgeber · Stand November 2026

E-Rechnungspflicht: Was Selbstständige und kleine Firmen jetzt wissen müssen

Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen (B2B). Hier das Wichtigste in Kürze.

Die drei Termine

• 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• 01.01.2028: Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen im B2B-Geschäft.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind:

• XRechnung – eine reine XML-Datei; Standard bei Behörden.
• ZUGFeRD / Factur-X (ab Profil EN 16931) – ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML: für Menschen lesbar, für Programme auswertbar.

Eine PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten, ein Scan oder ein Foto gilt im B2B-Bereich nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr als E-Rechnung.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand befreit. Empfangen können müssen aber auch sie – dafür genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach.

Checkliste für Ihre erste E-Rechnung

1. Eigene Firmendaten vollständig: Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN.
2. Beim Kunden die E-Mail-Adresse für Rechnungen erfragen; bei Behörden die Leitweg-ID.
3. Leistungsdatum, Zahlungsziel und die richtige Steuerart angeben (z. B. 19 %, Reverse Charge).
4. Rechnung vor dem Versand prüfen lassen – ein Prüfprogramm findet fehlende Pflichtangaben und Rechenfehler.
5. XML bzw. PDF revisionssicher ablegen (Aufbewahrungspflicht).

So hilft Fakturwerk

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Angaben ohne Gewähr, Stand November 2026; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz und die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen – im Zweifel Steuerberatung fragen.